Obowiązuje od dnia 17 kwietnia 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza polityka prywatności (dalej: "Polityka") określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze stron internetowych prowadzonych przez Administratora, w tym strony dostępnej pod adresem vhsoft.io (dalej łącznie: "Serwis"). Dokument przygotowano zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: "RODO"), ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą Prawo komunikacji elektronicznej.

Korzystanie z Serwisu jest dobrowolne. Podanie danych osobowych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest VHSOFT sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Sienkiewicza 85/87, lok. 8, 90-057 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001161463, NIP: 7252164897, REGON: 366014636 (dalej: "Administrator").

Kontakt z Administratorem we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: hello@vhsoft.io oraz korespondencyjnie na adres siedziby. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

3. Zakres zbieranych danych

Administrator przetwarza dane osobowe przekazane bezpośrednio przez użytkownika za pośrednictwem formularza kontaktowego, tj.:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości oraz inne informacje przekazane dobrowolnie w treści zapytania.

Niezależnie od powyższego, w związku z korzystaniem z Serwisu, w sposób zautomatyzowany zbierane są dane techniczne urządzenia końcowego, w tym adres IP, identyfikatory plików cookies, typ przeglądarki, system operacyjny, dane o aktywności w Serwisie oraz dane przybliżonej lokalizacji wynikające z adresu IP.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy lub inny kanał komunikacji oraz prowadzenie bieżącej korespondencji — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest obsługa kierowanych zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, którymi są: prowadzenie marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług, ustalenie, dochodzenie i obrona ewentualnych roszczeń, prowadzenie statystyk i analityki Serwisu oraz zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prowadzenie działań marketingowych, w tym kierowanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz marketing z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Niezależnie od podstawy przetwarzania danych osobowych, wykorzystanie poczty elektronicznej do przesyłania informacji handlowych oraz użycie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do celów marketingu bezpośredniego wymagają dodatkowo odrębnej zgody, odpowiednio na podstawie art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a w szczególności:

• przez czas prowadzenia korespondencji oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — w przypadku obsługi zapytań i komunikacji;
• przez okres obowiązywania umowy oraz do upływu terminów wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych — w przypadku zawarcia umowy;
• do czasu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu — w odniesieniu do przetwarzania w celach marketingowych;
• przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa — w odniesieniu do realizacji obowiązków prawnych.

Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać:

• osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty współpracujące z Administratorem na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, w szczególności: dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT, dostawcy poczty elektronicznej, biura rachunkowe, kancelarie prawne, dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych i reklamowych (w tym Google Ireland Limited — Google Tag Manager, Google reCAPTCHA i powiązane narzędzia pomiarowe; Meta Platforms Ireland Limited — Meta Pixel i powiązane narzędzia reklamowe), dostawcy narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji wykorzystywanych w funkcjach wspomagających użytkownika (m.in. Google Ireland Limited — Google Gemini);
• organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez Google oraz Meta, dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) lub na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zgodnie z art. 46 RODO. Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO);
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja powyższych praw jest możliwa po przesłaniu wniosku na adres e-mail: hello@vhsoft.io lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia poprawnego działania Serwisu, dostosowania jego treści do preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk oraz w celach marketingowych.

Stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

• cookies niezbędne — konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu, w tym do utrzymania sesji oraz zapewnienia bezpieczeństwa (m.in. cookies Google reCAPTCHA);
• cookies analityczne — służące do zbierania informacji o sposobie korzystania z Serwisu (m.in. Google Tag Manager wraz z wpiętymi narzędziami pomiarowymi);
• cookies marketingowe — służące do prezentowania reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika oraz do mierzenia ich skuteczności (m.in. Google, Meta/Facebook).

Pliki cookies inne niż niezbędne są instalowane na urządzeniu użytkownika wyłącznie po wyrażeniu zgody. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane pliki. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

10. Narzędzia zewnętrzne

W Serwisie wykorzystywane są w szczególności następujące narzędzia zewnętrzne:

• Google Tag Manager oraz powiązane narzędzia pomiarowe Google — w celu analizy ruchu i efektywności działań marketingowych. Za pośrednictwem Google Tag Manager mogą być uruchamiane dodatkowe znaczniki analityczne i reklamowe podmiotów trzecich, w tym Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited), służące do prowadzenia kampanii reklamowych i mierzenia ich skuteczności;
• Google reCAPTCHA — w celu zabezpieczenia formularza kontaktowego przed nadużyciami; korzystanie z tego narzędzia podlega Polityce prywatności Google oraz Warunkom korzystania z usług Google;
• Generatywne narzędzia sztucznej inteligencji — w wybranych miejscach Serwisu udostępniana jest funkcja wspomagająca redagowanie treści wiadomości przy użyciu modelu językowego dostarczanego przez podmioty trzecie (m.in. Google — Google Gemini). Po skorzystaniu z tej funkcji wprowadzona przez użytkownika treść jest przekazywana do dostawcy modelu wyłącznie w celu wygenerowania zaproponowanej odpowiedzi. Korzystanie z funkcji jest dobrowolne i wymaga aktywnego działania użytkownika.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę, której dane dotyczą.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności w celu ochrony przed ich przypadkową utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub modyfikacją. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce. Aktualna wersja Polityki publikowana jest na stronie Serwisu i obowiązuje od chwili jej opublikowania.

14. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: hello@vhsoft.io lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.